Inspecionar e adaptar a equipe com membros in loco e home-office é uma ótima proposta antes de ousar um time 100% remoto.

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Se sua equipe já iniciou os trabalhos com os membros em home-office você terá os benefícios do ambiente remoto em seu processo, mas se sua intenção é migrar para remoto entenda que não é uma simples virada de chave. A boa notícia é que você e sua equipe podem tirar proveito dessa mudança. Vou listar aqui algumas lições aprendidas que tive nesse processo e espero que te encorajem a iniciar esta transformação.


Comece com PPF

Costumo repetir que Pessoas, Processos e Ferramentas são a chave para qualquer modelo de trabalho e para um modelo híbrido não é diferente, escolha:

  • Pessoas que colaborem, basicamente que sintam-se parte do grupo. Crie um ambiente descontraído e propício pra isso. Permita que os membros remotos conheçam a empresa e seus colegas de equipe pessoalmente para obterem uma visão do ambiente e sua importância em todo o contexto.
  • Processos que favoreçam a comunicação — sim, processos ágeis, não vejo nada diferente disso — a fim de responder às mudanças de forma eficiente e rápida.
  • Ferramentas que facilitam o máximo de colaboração como chats (Google Hangouts, Skype, Slack, Microsoft Teams), cloud drives (Google Drive, One Drive, Dropbox…), plataformas SaaS em geral para controle de projetos, documentações e código fonte (Jira, Trello, Bitbucket, etc…)

Facilite o hábito

Reforce e insista numa rotina de muita colaboração entre todos, faça parte dos ritos encoraja-os a falar e expressarem sua visão do produto/serviço e também sobre o trabalho de equipe. Conforme o tempo passa essa cultura permite que principalmente os membros remotos, além de participativos, sintam a responsabilidade de agregar com decisões e ações para a melhoria contínua.

Tome as ações necessárias a favor da experiência de todos

Lembro de uma das conversas com a equipe que mencionaram sobre o ruído do microfone de um dos membros que estava na empresa — sim, um impedimento de infraestrutura bobo — e isso desconcentrava (irritava mesmo) os demais colegas. A simples troca do equipamento foi comemorada pela equipe na reunião seguinte.
Este tipo de medida sendo efetuado rápido transparece uma preocupação com o rítimo de trabalho para todo o time e resulta em mais impedimentos declarados para você resolver e garantir a produtividade.
– “Ahhhh mas Douglas, o membro do meu time remoto está com o microfone todo barulhento, ainda vai no meio do metrô pra fazer a Daily Meeting”. Minha resposta para esta situação é: faça-os falar sobre isso, a pessoa vai se incomodar e auto-resolver seu impedimento.

Evite reuniões, use e-mails

“Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”

Reuniões são para assuntos em grupo e importantíssimos, algo diferente disso envie um e-mail. Considere esta afirmação como mantra antes de reservar sua próxima reunião e concilie assuntos a tratar nos eventos das metologias ágeis. Se necessário envie e-mails com as informações prévias a serem discutidas e e-mails de conclusão para ganhar tempo. Para assuntos individuais, agende um momento para uma conferência com a pessoa, não desperdice o tempo dos demais membros quando a conversa é com um só.

Respeite a flexibilidade mas exija disciplina

Um ponto que pode ser uma quebra de paradigma numa empresa tradicional num processo como esse é aceitar que trabalhando home-office as pessoas podem ter atividades em horários e lugares diferentes. O que impede a colega de trabalho participar da daily meeting num café no centro da cidade desde que ela esteja online? 
Permita que as pessoas se auto-organizem mas exija disciplina. Reforce em contratações e conversas individuais a importância de cumprir sua presença online quando necessária e aceite: profissionais são gratificados mais pelo resultado do que pelas horas trabalhadas. Entenda que em serviços como marketing, software, design e outras atividades exigem criatividade e esta criatividade não é ligada e desligada em horário comercial.

Seja um pouco conservador e saiba que é bom ter alguém no local

As vantagens de ter membros do time alocados no escritório são claras quando falamos de uma comunicação cara a cara. Perceba as sensações do time com perguntas como: “Tá indo bem lá?”, “Algum progresso?”, “Conseguiu conversar com todos hoje?” e nada mais cirúrgico e efetivo como um: “Tudo certo contigo?”. As respostas entregam muito mais que o que foi perguntado e estas não são tão fáceis de obter através de uma webcam. Outra grande vantagem é ter pessoas que falam pelo grupo de forma mais clara pois vivem o ambiente da empresa o tempo todo, o feedback (bom e ruim) é mais fácil de obter, basta perguntar e prestar muita atenção. Outras “diferenças” — cujo não vou chamar de vantagens — são a abertura a interrupções mais frequêntes e respostas mais rápidas à outras equipes in loco (atendimento ao cliente, vendas, etc…). 
Um ou mais membros ao seu lado podem prover um bom indicador do time, esteja bem próximo destas pessoas para se antecipar a situações adversas.

Monitore, controle e motive

O seu melhor termômetro de desempenho é o engajamento do time. Depois de todas as ferramentas que forneceu e os impedimentos que removeu você precisa motivar um a um para o objetivo em comum, nada dito aqui é tão difícil quanto isso. Use a comunicação, colaboração e transparência com todos em suas interações, é a maneira mais limpa e ética que existe. Trabalhe forte na otimização de processos que facilitem a auto-organização da equipe e controle através do feedback, use sem medo frameworks como o Scrum e Kanban e se apoie em montar uma equipe forte.

Por fim, é gratificante ver projetos em evolução através de um modelo de trabalho diferente e principalmente o crescimento dos profissionais de forma individual sendo fomentada por um trabalho em equipe, estes indicadores promovem o modelo e um próximo passo pode ser dado, seja ele a expansão do time com o mesmo modelo ou um (antes ousado) full-remote.


Uma menção honrosa: Não posso comentar sobre a prática com membros remotos em diferentes fuso-horários, porém, observei algumas experiências em conversas e entendi que tudo deve ser organizado respeitando o fuso de cada um. Uma mensagem no slack respondendo as 3 perguntas da daily deve ser reportada por todos em seus respectivos horários e o Agile/Scrum Master tomará as devidas providências ao longo do tempo por exemplo. A proposta da equipe se encontrar periodicamente continua válida e muito mais recomendada.